So plant man eine Messe in drei Schritten – Ein Rückblick auf die PARTS & SERVICE WORLD 2024

Die PARTS & SERVICE WORLD 2024 öffnete vom 25.-27. Oktober in Kassel ihre Tore. Aber wie viel Arbeit steckt in der Organisation einer Messe?

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Die von GRANIT PARTS veranstaltete Messe PARTS & SERVICE WORLD öffnete vom 25. bis 27. Oktober in Kassel wieder ihre Tore. 17.500 Besucherinnen und Besucher strömten in die Messehallen und erlebten die Welt rund um Service und Werkstatt für Land- und Baumaschinen sowie Motorgeräte. Drei Tage Messetrubel mit wertvollen Gesprächen, spannenden Innovationen und einer gelungenen Messeparty liegen hinter uns. Wie viel Arbeit in der Organisation einer Messe steckt und was hinter den Kulissen während der Messe so ablief, verraten wir Euch in diesem Blogbeitrag.

Schritt Nummer 1: Langsames Hochfahren

Nach der PSW ist vor der PSW. So auch 2022. Kaum schlossen die Messehallen in Kassel ihre Tore, gingen die ersten Vorbereitungen für die Veranstaltung 2024 auch schon los. Ganz oben auf der To-Do-Liste: Terminfindung. Aber auch die Nachbereitung der Messe war ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur PARTS & SERVICE WORLD 2024. Was lief gut? Wo gab es noch Verbesserungspotenzial? Was musste verändert werden?

2022 startete außerdem bereits die Akquise der Austeller. Viele, die bei der zweiten Ausgabe der PSW dabei waren, wollten sich unbedingt schon einen Platz für die nächste Messe sichern. So nahm die PARTS & SERVICE WORLD 2024 schon kurz nach Abschluss der zweiten Ausgabe langsam Formen an.
Parallel organisierte das Event-Team zahlreiche andere Veranstaltungen in ganz Deutschland. 2023 stand in Heeslingen alles im Zeichen des 100-jährigen Jubiläums der FRICKE Gruppe. Gala-Veranstaltung, Händlerevents, Heeslinger Landmaschinenschau, FRICKE Party und Mitarbeiterfeier machten das Jahr zu etwas ganz Besonderem. Auch die AGRITECHNICA in Hannover wollte gut vorbereitet sein wie auch die Grundsteinlegung in Tholey oder viele weitere Messen und Tagungen, die in der FRICKE Gruppe in den letzten zwei Jahren anstanden. So näherte sich die nächste PARTS & SERVICE WORLD mit immer größeren Schritten.

Schritt Nummer 2: Meetings, Meetings, Meetings

Anfang des Jahres wurde es langsam ernst: Die Aussteller-Akquise war so gut wie abgeschlossen und das Team freute sich auch 2024 wieder über eine ausgebuchte Ausstellungsfläche. Diese musste im Anschluss optimal geplant werden, um allen Austellern einen attraktiven Messeauftritt zu ermöglichen. Auch in die Gestaltung der GRANIT Stände und die Live-Werkstatt floss viel Zeit, um den Besucherinnen und Besuchern 2024 wieder spannende Anlaufpunkte zu bieten. Neben dem klassischen Messeprogramm kümmerte sich das Team aber auch um das ganze Drumherum. Von Catering und Mobiliar über Licht- und Tontechnik sowie Showacts für die Messeparty bis hin zu Hotelbuchungen wie auch Drucksachen und Werbemittel. Fast wie nebenbei wurde dann noch die Besucher-Akquise gestartet, der Social Media Auftritt intensiviert und zusammen mit den Medienpartnern Agrartechnik und bauMagazin eine Preisverleihung zum PSW Service Champ ins Leben gerufen.

Bei all diesen Schritten hieß es für das Team immer, die Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls auf der PSW vor Ort sein würden, am Ablauf teilhaben zu lassen, um allen eine möglichst ideale Plattform zu bieten. Schon Monate vor der PARTS & SERVICE WORLD saß das Event-Team beinahe täglich in internen Meetings und mit externen Partnern zusammen, um das Unterfangen Messe zum Erfolg zu führen. Mit jeder verstreichenden Woche stieg so bei allen Beteiligten nicht nur die Anspannung, sondern vor allem die Vorfreude.

Schritt Nummer 3: Einfach machen

Eine Woche vor Messestart war es endlich soweit: Die theoretischen Planungen der letzten zwei Jahre sollten Gestalt annehmen. Das Event-Team reiste nach Kassel und begann sich für die nächsten 7 Tage in den Messehallen häuslich einzurichten. Vor Ort waren die einzelnen Gewerke, wie Technik, Catering, Werbetechnik und Mobiliar bereits in vollem Gange und auch viele Kolleginnen und Kollegen von GRANIT PARTS waren bereits fleißig damit beschäftigt, ihre Messestände und die Live-Werkstatt aufzubauen.
So füllten sich die zunächst leeren Messehallen mit jedem Tag.

Ein besonderer Moment: Die Ankunft des Tractor of the Year Xerion 12.650 TERRA TRAC von Claas. Geplant für den Dienstagvormittag verschob sich die Ankunft des riesigen Traktors aufgrund des Verkehrsaufkommens auf die Abendstunden. Der Messebau musste jedoch weitergehen. Der circa 3,30 m breite Traktor musste durch eine Lücke von 3,60 m manövriert werden. Und das um die Ecke. Da hielt nicht nur das Event-Team ein paar Minuten lang den Atem an. Mit Profis am Steuer war das Ganze aber kein Problem. Stück für Stück schob sich der Xerion in die Messehallen und nahm schließlich seinen Ehrenplatz neben der PSW Showbühne ein.

*Auch als Fotospot bot sich der Claas Xerion 12.650 TERRA TRAC perfekt an*

Während der gesamten Messewoche wurde auf diese Weise jede Herausforderung angegangen. Die Telefone standen spätestens mit Ankunft der meisten Kolleginnen und Kollegen von GRANIT PARTS und der Aussteller am Donnerstag nicht mehr still. Das Event-Team rannte von einer Halle in die nächste, plante Hotels und Busrouten spontan um und fand Lösungen, wo Not am Mann war. Immer unter dem Motto: Einfach machen.

Die Tore öffnen sich

Am Freitagmorgen war es dann endlich soweit: Die PARTS & SERVICE WORLD ging offiziell in die dritte Runde. Hinter den Kulissen wurde fleißig weiter gewerkelt, während die Aussteller mit den Besucherinnen und Besuchern ins Gespräch kamen. An den Messetagen stand für das Event-Team nicht nur der reibungslose Ablauf am Einlass, in den Cateringbereichen und an den Aktionsflächen der Messe im Fokus, sondern auch die Vorbereitung der Abendveranstaltungen mit der Messeparty am Samstagabend mit Mallorca-Star Mia Julia als Höhepunkt.

Am Ende der PSW Woche blickte man im Messebüro vor allem in müde, aber glückliche Gesichter. Zwei Jahre Planung hatten sich auch 2024 wieder ausgezahlt. Austeller wie auch Besucherinnen und Besucher waren zufrieden mit der Messe und die Stimmung auf der PARTS & SERVICE WORLD 2024 hätte kaum besser sein können. In Zeiten, in denen die Veranstaltung einer Messe herausfordernd sein kann, freuen wir uns besonders, dass unser Messekonzept mit dem Fokus auf Service und Werkstatt für das Fachpublikum der Land- und Baumaschinen- sowie Motorgeräte-Branche weiterhin so großen Anklang findet.

*Das Team von GRANIT PARTS bedankt sich bei allen für eine tolle PARTS & SERVICE WORLD 2024!*

Ein großer Dank geht an alle Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur in Kassel, sondern aus ganz Europa heraus, dabei geholfen haben, die PARTS & SERVICE WORLD 2024 erneut zu so einem großen Erfolg zu führen. Allen voran unsere 45 Auszubildenden und Dualen Studierenden, die sich freiwillig gemeldet haben, ihr Wochenende mit uns in den Hallen der Messe Kassel zu verbringen. Ohne Euch wäre die PARTS & SERVICE WORLD nicht möglich gewesen! Wir freuen uns auf 2026!

Ihr interessiert Euch für noch mehr Events in der FRICKE Gruppe? Dann lest unseren Beitrag zum Besuch unserer Auszubildenden und Dualen Studierenden beim Ferdinands Feld Festival.